Polityka prywatności

W związku z usługami świadczonymi przez Omega Kancelarie Prawne sp. z o.o., Spółka, jako Administrator, zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( Dz.Urz.UE z 2016 r. Nr 119, s.1), dalej zwane „RODO” i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych. W związku z powyższym celem zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych, osobie której dane dotyczą należy przede wszystkim podać informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych określone w art. 13 lub 14 RODO – w zależności od tego, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, czy też z innych źródeł.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Omega Kancelarie Prawne sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 00-549 Warszawa ul. Piękna 24/26A, NIP: 7010289193, REGON: 142885184, KRS: 0000382188.

Z Administratorem można skontaktować się poprzez adres e-mail: centrala@omega-kancelaria.pl lub pisemnie pod adresem: Omega Kancelarie Prawne sp. z o.o., 00-549 Warszawa ul. Piękna 24/26A.

W przypadku kierowania do Administratora korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane w celu komunikacji i załatwienia sprawy, której dotyczyła korespondencja lub spraw z nią związanych. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora ( art. 6 ust. 1 f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku ze świadczonymi przez niego usługami.

W przypadku kontaktu drogą elektroniczną, Administrator może żądać podania danych osobowych w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne do obsługi danej sprawy, której dotyczy kontakt. W takim przypadku również podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora, tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej ze świadczeniem usług przez Administratora.

Dane przekazywane w ramach korespondencji e-mailowej lub drogą tradycyjną albo telefonicznie mogą być też przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Taka sytuacja zachodzi w szczególności, gdy zwrócą się Państwo do Administratora w celu nawiązania współpracy, np. w zakresie udzielenia porady prawnej.

W razie zbierania danych dla celów związanych z zawarciem lub wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych, najpóźniej w momencie zawierania umowy.

W związku ze świadczeniem usług Administrator zbiera dane osobowe również podczas spotkań w siedzibie Spółki, na eventach organizowanych przez Administratora, jak również podczas wymiany wizytówek służbowych, w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego związanego z przedstawianiem aktualnych ofert lub promocji usług świadczonych przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Jeżeli przetwarzanie danych związane jest z rekrutacją lub wykonywaniem obowiązków pracodawcy, informacje dotyczące tego przetwarzania umieszczane są w treści danych ogłoszeń, a pracownikom podawane w sposób przyjęty według wewnętrznych procedur Administratora.

Strony internetowe Administratora mogą zezwalać na zbieranie informacji o aktywności Użytkowników systemom Google w celach statystycznych (Google Analytics) i reklamowych (Google Ads, w tym pomiar skuteczności kampanii) oraz własnemu licznikowi odwiedzin. Pliki „Cookies” i podobne technologie służące statystyce i reklamie wykorzystujemy wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej). Anonimowy licznik odwiedzin, który nie zapisuje niczego w urządzeniu Użytkownika, działa na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na poznaniu ruchu na stronie i jej utrzymaniu.

Formularz zapytania zbiera imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail, temat oraz opis sprawy, a także, jeśli Pani/Pan tak zdecyduje, do trzech załączników (skany, zdjęcia, pisma) o łącznym rozmiarze do 8 MB. Zapytanie trafia na skrzynkę kancelarii, a jego kopia, razem z nazwami i rozmiarami załączników, do systemu CRM Administratora. Dane przetwarzamy w celu odpowiedzi na zapytanie i przedstawienia oferty, na podstawie zgody zaznaczanej w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeżeli wysyłka z serwera strony jest chwilowo niedostępna, formularz przygotowuje wiadomość w programie pocztowym Pani/Pana, a wtedy dane przekazuje już ten program.

Prosimy o niewysyłanie danych, które nie są potrzebne do wstępnej oceny sprawy. Jeżeli w opisie lub w załącznikach znajdą się dane szczególnych kategorii (np. dotyczące zdrowia) albo dane innych osób, przetwarzamy je wyłącznie w celu oceny sprawy i udzielenia odpowiedzi, na podstawie zgody wyrażonej przez ich dobrowolne przekazanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą można w każdej chwili cofnąć.

Osobne, dobrowolne pole w formularzu pozwala wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji o usługach Omega Kancelarie Prawne (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Brak tej zgody nie wpływa na odpowiedź na zapytanie, a zgodę można cofnąć w każdej chwili.

Przy zamówieniu pisma (sprawdzenie pisma z generatora albo pismo na zamówienie) podaje Pani/Pan imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie telefon, opis lub treść pisma, a przy zakupie na firmę także nazwę firmy, NIP i adres do faktury. Dane te przekazujemy do systemu CRM Administratora, który zakłada sprawę dla prawników, obsługuje płatność i przekazuje dane do faktury księgowości. Podstawą przetwarzania jest zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawianie faktur i prowadzenie ksiąg (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Płatności obsługuje Stripe. Dane karty albo BLIK wpisuje Pani/Pan w oknie płatności Stripe i nie trafiają one do Administratora, który otrzymuje tylko informację o opłaceniu zamówienia. Stripe przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator, według własnych zasad. Gotowe pismo wysyłamy na adres e-mail podany w zamówieniu.

Generator pism działa w przeglądarce, a dane wpisane w generatorze nie trafiają do Administratora, dopóki Pani/Pan nie zdecyduje o wysłaniu pisma na e-mail. Przy takiej wysyłce najpierw przesyłamy wyłącznie link potwierdzający, a pismo dopiero po jego kliknięciu. Dane pisma są zawarte w podpisanym linku ważnym 24 godziny, a ani adresu e-mail, ani treści pisma nie zapisujemy w bazie danych. Wiadomości wysyła dostawca poczty (Resend), a podstawą przetwarzania jest zgoda zaznaczana przy wysyłce (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Na stronie działa asystent AI oparty na modelu językowym Claude firmy Anthropic. Udziela on ogólnych informacji i wskazuje, jak skontaktować się z kancelarią, ale nie udziela porad prawnych, a o sprawie decyduje prawnik. Prosimy o zadawanie pytań ogólnie oraz o niewpisywanie w rozmowie imienia, nazwiska, numeru PESEL, adresu ani telefonu, a także danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia.

Treść rozmowy (do 24 ostatnich wiadomości) wraz z tytułem i adresem odwiedzanej podstrony trafia na serwer strony, a stamtąd do Anthropic, który generuje odpowiedź jako nasz podmiot przetwarzający. Nie przekazujemy mu innych danych o Użytkowniku. Asystent nie podejmuje wobec Pani/Pana zautomatyzowanych decyzji. Podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora, czyli obsługa zapytań osób odwiedzających stronę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Aby chronić stronę przed nadużyciami i pilnować kosztów, zapisujemy w panelu statystyk Administratora pytania i odpowiedzi asystenta, z zamaskowanymi numerami telefonów i adresami e-mail, razem z identyfikatorem rozmowy, adresem podstrony i adresem IP. Takie zapisy usuwamy po 90 dniach.

Rozmowa jest przechowywana w pamięci karty przeglądarki, żeby nie znikała przy przejściu na inną podstronę, i znika po zamknięciu karty. Jeżeli w oknie czatu zostawi Pani/Pan imię i telefon, aby doradca oddzwonił, dane te razem z zapisem rozmowy trafiają na skrzynkę kancelarii i do systemu CRM, tak jak dane z formularza, na podstawie zgody zaznaczanej w oknie czatu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Korzystanie z czatu nie jest obowiązkowe, z kancelarią można skontaktować się także telefonicznie.

Dane mogą być ujawnione, w tym powierzone do przetwarzania, innym zewnętrznym podmiotom, w tym obsługującym systemy informatyczne oraz zewnętrzne systemy komunikacji (np. poczta e-mail, czat) i sprzęt oraz podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe oraz agencjom marketingowym. Odbiorcami danych mogą być w szczególności organy władzy publicznej i sądy oraz osoby i podmioty, przeciwko którym dochodzone mogą być roszczenia lub egzekwowane prawa związane z wykonywaniem umowy lub podejmowaniem innych czynności związanych ze współpracą z Państwem. Informacje o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy znajdują się w osobnej sekcji poniżej.

Zaplecze techniczne strony tworzą w szczególności: Lovable (hosting i wdrażanie aplikacji), Cloudflare (infrastruktura serwerowa i sieć dostarczania treści), Supabase (funkcje serwerowe i baza danych systemów CRM i statystyk), Resend (wysyłka wiadomości e-mail), Stripe (płatności za pisma), Anthropic (asystent AI) oraz Google (Tag Manager, Analytics i Ads, wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze).

Inne ujawnienie danych osobowych właściwym organom, bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, może nastąpić wyłącznie w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

Część odbiorców wymienionych powyżej, w szczególności Anthropic, Stripe, Resend, Google, Lovable i Cloudflare, może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Dane przekazujemy wtedy na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych, zgodnie z rozdziałem V RODO. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres centrala@omega-kancelaria.pl.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale z reguły niezbędne, np. do zawarcia umowy i jej prawidłowego wykonania, jak też do wykonania czynności przed zawarciem umowy, np. w celu umożliwienia kontaktu z Państwem. Konsekwencją niepodania danych może być w szczególności brak możliwości nawiązania współpracy lub brak możliwości prawidłowego wykonania umowy. Podanie niektórych danych może też wynikać z przepisów prawa.

Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Okres przetwarzania danych zależy od celu przetwarzania, a ponadto może wynikać z przepisów, jeśli stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, dane przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody na ich przetwarzanie, dane przetwarzane są do momentu jej wycofania. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych będzie konieczne do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane zgodnie z informacją o przetwarzaniu danych dołączaną do umowy. Co do zasady, mogą one być wówczas przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez okres 7 lat od końca roku, w którym wygasła w/w umowa, przy czym 6 lat to najdłuższy możliwy okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (z zastrzeżeniem wyjątków), zaś dodatkowy rok jest na wypadek zgłoszenia roszczeń w ostatniej chwili lub problemów z doręczeniem, natomiast liczenie od końca roku służy ułatwieniu zarządzania danymi z umów kończących się w danym roku. Dane przetwarzane przed zawarciem umowy na Państwa żądanie są przetwarzane w tym celu do czasu zawarcia umowy lub zakończenia kontaktu związanego z chęcią jej zawarcia.

W szczególności: zapisy rozmów z asystentem AI w panelu statystyk usuwamy po 90 dniach, rozmowę w pamięci karty przeglądarki po jej zamknięciu, link potwierdzający wysłanie pisma na e-mail wygasa po 24 godzinach, a wybór w banerze zgód zapisujemy w przeglądarce na okres do 12 miesięcy. Dokumenty księgowe, w tym faktury za pisma, przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, czyli co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie wskazanego okresu dane będą nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• –prawo do informowania o przetwarzaniu danych osobowych – Administrator po uzyskaniu zgłoszenia przekazuje informacje o przetwarzaniu danych, w tym o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usuwania.
• –prawo do sprostowania danych- Administrator na żądanie osoby usuwa ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych, ewentualnie uzupełnia je w przypadku, kiedy są niekompletne;
• –prawo do ograniczenia przetwarzania- Administrator ,w przypadku zgłoszenia, zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych oraz ich przechowywania, dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych;
• –prawo uzyskania kopii danych – Administrator przekazuje kopie przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej, a w przypadku kolejnego wniosku o wydanie kopii dokumentów, Administrator poinformuje o konieczności dokonania opłaty zależnej od ilości wykonanych kopii;
• –prawo usunięcia danych- Administrator, na żądanie osoby, usunie jej dane, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane.
• –prawo do przenoszenia danych osobowych- Administrator wydaje dostarczone dane osobowe w zakresie, w jakim są one przetwarzane w sposób zautomatyzowany lub w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, w formie pozwalającej na ich odczyt przez komputer. Zgodnie z rozporządzeniem istnieje możliwość przesłania tych danych innemu podmiotowi, pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i innego podmiotu.
• –prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego – osoba, której dane osobowe są przetwarzane u Administratora, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu jej danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
• –prawo do sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane osobowe są przetwarzane u Administratora, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu jej danych osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją; sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
• –prawo do skargi – osoba, której dane dotyczą, w sytuacji uznania, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych;
• –prawo do cofnięcia zgody – w przypadku przetwarzania przez Administratora danych na podstawie udzielonej zgody, osoba której dane są przetwarzane, może w każdej chwili cofnąć tę zgodę, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody;
• –prawo do bycia zapomnianym – osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe; obowiązek ten powstaje, gdy zachodzi jedna z poniższych sytuacji: dane osobowe nie są już Administratorowi niezbędne, została cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw co do ich przetwarzania, dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Wniosek dotyczący powyższych praw można złożyć w formie pisemnej na adres: centrala@omega-kancelaria.pl. Odpowiedz zostanie udzielona w formie pisemnej, z wyjątkiem sytuacji gdy wniosek został złożony w formie e-mailowej i zażądano przekazania odpowiedzi w formie e-mailowej, w terminie 1 miesiąca od wpłynięcia wniosku. Administrator ma prawo wydłużyć rozpoznanie wniosku do 2 miesięcy przez powiadomienie o tym osoby, przed końcem pierwszego miesiąca terminu.

Administrator może wykorzystywać pliki typu „Cookies” w celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania swoich stron internetowych.

Pliki „Cookies” (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika i przeznaczone są do korzystania ze strony internetowej.

„Cookies” wykorzystywane są w celu:

• –dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika, odpowiednio wyświetlić stronę internetową i pomóc dostosować ją do indywidualnych potrzeb,
• –tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości,
• –utrzymania sesji Użytkownika, co sprawia, że Użytkownik nie musi na każdej podstronie ponownie wpisywać loginu i hasła.

W ramach strony internetowej mogą być wykorzystywane następujące rodzaje plików „Cookies”:

• –„niezbędne” pliki „Cookies”, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki „Cookies”,
• –pliki „Cookies” służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania,
• –„funkcjonalne” pliki „Cookies”, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika,
• –„reklamowe” pliki „Cookies”, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym można zdecydować o kategoriach: niezbędne (zawsze aktywne), statystyczne i marketingowe. Wybór zapisujemy w pamięci przeglądarki na okres do 12 miesięcy. Ustawienia można zmienić w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony, a cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Do czasu udzielenia zgody statystycznej licznik odwiedzin działa anonimowo i niczego nie zapisuje w urządzeniu Użytkownika. Po zgodzie zapisujemy w urządzeniu identyfikator odwiedzającego, ważny do 12 miesięcy, który pozwala odróżnić nowe wizyty od powracających. Licznik jest prowadzony w narzędziu statystycznym (crmanalytics.lovable.app) działającym na zlecenie Administratora, a jego serwer znajduje się w Irlandii (UE). Każdą decyzję w banerze zapisujemy anonimowo jako dowód zgody, a po wycofaniu zgody usuwamy identyfikatory licznika z przeglądarki.

Google Tag Manager jest ładowany tylko na domenie produkcyjnej strony. Zgodnie z Google Consent Mode v2 wszystkie zgody (statystyki, reklamy, dane użytkownika i personalizacja reklam) są domyślnie odrzucone i zmieniają się dopiero po wyborze w banerze. Za zgodą statystyczną mogą działać narzędzia Google Analytics, za zgodą marketingową Google Ads i pomiar skuteczności kampanii, w tym wysłania formularza. Przy odrzuconych zgodach Google może otrzymywać wyłącznie niezidentyfikowane sygnały techniczne, bez zapisu plików „Cookies”.

Do niezbędnych zapisów strony należą: rozmowa z asystentem AI i informacja o pokazanym dymku asystenta w pamięci karty przeglądarki (do jej zamknięcia) oraz zapisany wybór zgód.

W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików „Cookies” w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy strony internetowej mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików „Cookies”. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików „Cookies” w ustawieniach przeglądarki internetowej, bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików „Cookies” dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Ograniczenie stosowania plików „Cookies” może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej Administratora.

Pliki „Cookies” zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika mogą być również wykorzystywane przez współpracujących z Administratorem reklamodawców oraz partnerów, w szczególności Google, wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej w banerze.